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Logiciels et caisses enregistreuses : souplesse puis durcissement, puis souplesse, et à nouveau durcissement
7 juillet 2021
Rappel : Si vous utilisez une ou plusieurs caisses enregistreuses ou un système informatique de caisse dans le cadre de votre activité, vous êtes concerné depuis le 1er janvier 2018 par l’article 286 modifié du CGI.
Dans le cadre de notre devoir de conseil, nous vous avions informé dès 2017 sur les nouvelles obligations en matière de caisse.
En principe, vous avez aussi reçu de la part du collaborateur qui suit votre dossier, une note d’information sur « les logiciels et systèmes de caisse sécurisés ».
Cette note était accompagnée:
– d’une part, d’un modèle de courrier à adresser à vos fournisseurs ou prestataires de
services ;
– d’autre part, d’un coupon réponse à nous retourner faisant apparaître les différentes
situations dans lesquelles vous pouviez vous trouver :
– vous n’utilisez pas de caisse enregistreuse (agenda manuel) ;
– vous utilisez un logiciel de caisse informatisé et vous êtes en possession de l’attestation de conformité ;
– vous utilisez un logiciel de caisse informatisé, vous n’êtes pas en possession de l’attestation de conformité mais vous en avez fait la demande ou aller en faire la demande ;
– vous utilisez un système de caisse non conforme et vous allez acquérir un système aux nouvelles normes.
Nous vous avions demandé de nous retourner ce coupon.
Début 2020, nous vous avions informé que l’Administration fiscale avait prévenu le conseil supérieur de l’Ordre des Experts-comptables qu’il serait procédé à des contrôles dans les établissements dotés de caisses. Evidemment la crise sanitaire est venue contrarier cette volonté de durcissement.
Rappelons que lors de la mise en place du régime puis de son entrée en vigueur effective, l’Administration avait mis en place quelques tolérances.
En décembre 2020, elle avait par exemple introduit de la souplesse sur « l’obligation de sécurisation du logiciel de caisse en cas de transcription comptable automatique, sans intervention humaine, à partir d’un batch quotidien réalisé le jour de la transaction et dont le contenu ne pouvait être modifié » en exposant qu’un tel procédé ne pouvant être considéré comme un enregistrement extra-comptable, il n’était par conséquent pas visé par l’obligation de certification.
Cette tolérance vient d’être supprimée.
Autre tolérance : l’exonération de clôture journalière. Les logiciels ou systèmes de caisse (ou la fonction caisse des logiciels multifonctions) doivent obligatoirement prévoir 3 clôtures :
– non seulement une clôture journalière ;
– mais aussi une clôture mensuelle ;
– et enfin une clôture annuelle (calée sur l’exercice comptable quand l’exercice n’est lui-même pas calé sur une année civile).
Il est admis que les logiciels de facturation dotés d’une fonctionnalité de caisse ne remplissent pas cette obligation de triple clôture mais à la condition qu’en cas de contrôle de l’Administration, on puisse fournir le « total des règlements enregistrés sur une période déterminée ».
Cette tolérance est maintenue ; la seule modification apportée étant la référence non plus au total des « règlements enregistrés » mais au total « du chiffre d’affaires enregistré sur une période déterminée ».
Nous profitons de l’occasion pour faire à nouveau un focus sur les obligations relatives aux caisses :
– le certificat de conformité doit pouvoir être présenté à l’Administration fiscale sous peine d’une amende de 7 500 €.
Nous vous renouvelons donc notre conseil de conserver une copie de l’attestation dans votre établissement et de prévenir vos salariés de l’éventualité d’un contrôle inopiné et de les informer qu’ils devront montrer ledit certificat.
– Le défaut de mise en conformité dans un délai de 60 jours est susceptible d’être à nouveau sanctionné par une amende de 7 500 € ;
– l’attestation n’a pas à être renouvelée chaque année mais :
– à chaque changement de caisse, vous devez être en possession d’un nouveau
certificat ;
– toute nouvelle version majeure du logiciel doit donner lieu à une nouvelle attestation.
– Si vous utilisez un logiciel ou un système de caisse et vous effectuez un traitement automatisé permettant d’éditer les « Z de caisse » (ticket journalier récapitulant les recettes
de la journée et le mode d’encaissement) : vous devez conserver toutes les données élémentaires et non seulement le Z. Les données de détail d’une transaction de règlement comprennent : le numéro du ticket, la date, le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé).
Nous vous rappelons aussi que la validation du solde de la caisse passe par un inventaire.
Ainsi, de la même manière que les marchandises, matières premières et matières consommables, les liquidités doivent être inventoriées.
Il convient d’établir à la date de clôture de l’exercice comptable un relevé :
– des espèces en caisse (fonds de caisse + espèces non remise en banque + espèces au coffre le cas échéant) ;
– des chèques reçus non déposés en banque ;
– des tickets restaurant reçus et non envoyés à l’organisme ad hoc ;
– des chèques vacances reçus et non envoyés à l’organisme ad hoc.
Ce relevé est indispensable pour justifier de la réalité physique du solde comptable de caisse. Nous avons parfois des difficultés à récupérer ce document.
Pour sécuriser fiscalement toutes les opérations liées aux recettes nous vous demandons:
– de vous assurer que votre caisse est bien agréée ;
– de conserver tous les justificatifs de caisse (Z de caisse journaliers, mensuels et annuels) pendant au moins 3 ans.
– De transmettre à DUO :
– si ce n’est déjà fait le certificat de conformité de votre caisse actuelle ;
– a minima à chaque clôture d’exercice le Z annuel de caisse ;
– les 12 Z mensuels de caisse ;
– un inventaire physique de votre caisse daté et signé (à la date de clôture des comptes).
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