L’actualité
Fiscale
Caisses enregistreuses : Prudence , les contrôles sont annoncés
18 février 2020
Rappel : Si vous utilisez une ou plusieurs caisses enregistreuses ou un système informatique de caisse dans le cadre de votre activité, vous êtes concerné depuis le 1er janvier 2018 par l’article 286 modifié du CGI. Dans le cadre de notre devoir de conseil, nous vous avions informé en 2017 (dans nos lettres de juillet, septembre et décembre). Vous aviez aussi reçu de la part du collaborateur qui suit votre dossier, une note d’information sur « les logiciels et systèmes de caisse sécurisés ».
Cette note était accompagnée :
– d’une part, d’un modèle de courrier à adresser à vos fournisseurs ou prestataires de services ;
– d’autre part, d’un coupon réponse à nous retourner faisant apparaître les différentes situations dans lesquelles vous pouviez vous trouver :
– vous n’utilisez pas de caisse enregistreuse (agenda manuel) ;
– vous utilisez un logiciel de caisse informatisé et vous êtes en possession de l’attestation de conformité ;
– vous utilisez un logiciel de caisse informatisé, vous n’êtes pas en possession de l’attestation de conformité mais vous en avez fait la demande ou allez en faire la demande ; – vous utilisez un système de caisse non conforme et vous allez acquérir un système aux nouvelles normes.
Dans tous les cas, nous vous avions demandé de nous retourner ce coupon.
L’Administration fiscale a prévenu récemment le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-comptables que des contrôles seraient prochainement diligentés dans les établissements dotés de caisses.
Nous profitons de l’occasion pour faire un focus sur les obligations relatives aux caisses : – le certificat de conformité doit pouvoir être présenté à l’Administration fiscale sous peine d’une amende de 7 500 €.
Nous vous conseillons donc de conserver copie de l’attestation dans votre établissement et de prévenir vos salariés qu’un contrôle inopiné peut intervenir et qu’ils devront montrer ledit certificat en cas de contrôle inopiné.
– le défaut de mise en conformité dans un délai de 60 jours est susceptible d’être à nouveau sanctionné par une amende de 7 500 €
– l’attestation n’a pas à être renouvelée chaque année mais :
– à chaque changement de caisse, vous devez être en possession d’un nouveau certificat ;
– toute nouvelle version majeure du logiciel doit donner lieu à une nouvelle attestation ;
– si vous utilisez un logiciel ou un système de caisse et vous effectuez un traitement automatisé permettant d’éditer les « Z de caisse » (ticket journalier récapitulant les recettes de la journée et le mode d’encaissement) : vous devez conserver toutes les données élémentaires et non seulement le Z. Les données de détail d’une transaction de règlement comprennent : le numéro du ticket, la date, le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé).
Nous vous rappelons aussi que la validation du solde de la caisse passe par un inventaire.
Ainsi, de la même manière que les marchandises, matières premières et matières consommables, les liquidités doivent être inventoriées. Il convient d’établir à la date de clôture de l’exercice comptable un relevé :
– des espèces en caisse (fonds de caisse + espèces non remise en banque + espèces au coffre le cas échéant) ;
– des chèques reçus non déposés en banque ;
– des tickets restaurant reçus et non envoyés à l’organisme ad hoc ;
– des chèques vacances reçus et non envoyés à l’organisme ad hoc ;
Ce relevé est indispensable pour justifier de la réalité physique du solde comptable de caisse. Nous constatons encore que trop souvent ce document n’est pas établi.
Pratiquement pour sécuriser fiscalement toutes les opérations liées aux recettes nous vous demandons :
– de vous assurer que votre caisse est bien agréée ;
– de conserver tous les justificatifs de caisse (Z de caisse journaliers , mensuels et annuels) pendant au moins 3 ans ;
– de nous transmettre :
– si ce n’est déjà fait le certificat de conformité de votre caisse actuelle ;
– a minima à chaque clôture d’exercice le Z annuel de caisse ;
– les 12 Z mensuels de caisse ;
– un inventaire physique de votre caisse daté et signé (au minimum une fois par an).
Articles similaires
